Manajemen dan Administrasi Organisasi Koperasi

Walaupun secara kelembagaan koperasi memiliki prinsip, fungsi serta ciri-ciri yang berbeda dari bentuk-bentuk perusahaan lainnya, namun pada dasarnya koperasi tetap merupakan sebuah organisasi yang ingin mencapai tujuan-tujuan tertentu. Tujuan kopersasi adalah untuk meningkatkan kesejahteraan anggota pada khususnya, dan kesejahteraan mayarakat pada umumnya.

Untuk mencapai tujuan itu, koperasi tentu perlu dikelola dengan baik. Bahkan karena tujuan-tujuan koperasi tergolong lebih mulia dibandingkan dengan tujuan bentuk-bentuk perusahaan lainnya, maka tidak dapat tidak, koperasi menuntut dilakukannya pengelolaan yang jauh lebih baik pula.

Artikel ini bermaksud mengemukaan pokok-pokok manajemen dan administrasi organisasi koperasi.

Manajemen Koperasi

Manajemen merupakan kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi. Sebagaimana diketahui, hakekat manajemen adalah mencapai tujuan melalui tangan orang lain. Pencapaian tujuan melalui tangan orang lain itu dilakukan oleh manajemen dengan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen, yaitu fungsi perencanaan, fungsi pengorganisasian, fungsi pelaksanaan, dan fungsi pengawasan. Hanya dengan melaksanakan fungsi-funsi manajemen itulah sebuah koperasi akan dapat mencapai tujuan-tujuan mulianya secara efektif. Berikut ini akan kita liaht bagaimana penerapan fungsi-fungsi manajemen tersebut dalam pengelolaan koperasi.

• Fungsi Perencanaan

Perencanaan adalah suatu proses perumusan program beserta anggarannya, yang harus dilakukan oleh sebuah koperasi sbagai tindak lanjut dari pelaksanaan strategi yang hendak dilaksanakannya. Sebagai tindak lanjut dari strategi, maka pelaksanaan fungsi perencanaan daam sebuah koperasi harus secara konsisten mengacu pada tujuan dan misi koperasi tersebut. Dengan kata lain, perencanaan bukanlah sekadar pengungkapan keinginan, melainkan merupakan pengejawantahan dari strategi yang telah dipertimbangkan secara cermat. Selain itu, perlu diketahui pula, perencanaan juga memiliki fungsi koordinasi antara bagian dalam koperasi, serta fungsi pengendalian terhadap pelaksanaan berbagai kegiatan koperasi.

Pada dasarnya strategi adalah cara-cara yang hendak ditempuh oleh suatu organisasi dalam melaksanakan misi dan mencapai tujuannya. Karena strategi akan merupakan titik tolak bagi sebuah koperasi dalam melakukan perencanaan, maka selain harus mengacu pada tujuan dan misi koperasi itu, penentuan strategi harus mempertimbangkan secara cermat hal-hal sebagai berikut:

(1)             Kekuatan-kekuatan internal koperasi;

(2)             Kelemahan-kelemahan internal yang dimilikinya;

(3)             Kesempatan atau peluang bisis yang yang tersedia;

(4)             Hambatan atau kendala bisnis koperasi yang harus dihadapi.

Bertolak dari analisis terhadap hal-hal diatas, barulah ditentukan strategi yang sebaiknya ditempuh untuk melaksanakan misi dan mencapai tujuan koperasi.

• Fungsi Pengorganisasian

Pengorganisasian adalah pembagian tugas dan wewenang dalam koperasi diantara para pelaku yang bertanggung jawab atas pelaksanaan rencana-rencana koperasi itu. Walaupun secara umum perangkat organisasi koperasi telah terbagi dengan jelas, yaitu yang meliputi kelengkapan organisasi koperasi, pengelola teknis koperasi. Dan dewan penasehat, namun dalam melaksanakan fungsi kepengurusannya pengurus koperasi memiliki kewajiban untuk menyusun organisasi kepengurusan koperasi secara lebih rinci.

• Fungsi Pelaksanaan

Fungsi ketiga manajemen koperasi adalah fungsi pelaksanaan. Pelaksanaan adalah proses penerapan rencana-rencana koperasi oleh masing-masing fungsi atau unsure dalam organisasi koperasi.

• Fungsi Pengawasan

Pengawasan adalah upaya yang dilakukan oleh kewenangan yang lebih tinggi, untuk mengukur tinglat kesesuaian antara rencana yang telah ditetapkan dengan hasil yang telah dicapai, atau upaya untuk memastikan bahwa kebijakkan yang telah dirumuskan telah dilaksanakan dengan semestinya oleh bawahan. Sesuai dengan ketentuan yang terdapat dalam UU No.25/1992, pengawasan atas pelaksanaan kegiatan usaha koperasi dilaksanakan oleh pengawas. Sedangkan kegiatan pengawasan terutama sekali dilakukan terhadap pelaksanaan kebijakan dan pengelolaan usaha koperasi. Dengan demikian pengawas diharapkan dapat mencegah atau mengurangi kemungkinan terjadinya penyalahgunaan wewenang serta penggunaan sumber-sumber ekonomi yang dimiliki oleh koperasi secara tidak bertanggung jawab.

Dalam melaksanakan fungsi kepengawasannya, pengawas koperasi bisa meminta bantuan tenaga ahli untuk megungkapkan terjadinya penyalagunaan wewenang dan atau penyelewengan yang dilakukan oleh pengurus koperasi. Tenaga ahli yang dimaksud disini adalah misalnya akuntan publik. Sebagaimana diketahui, akuntan publik memiliki kecakapan profesional untuk memeriksa kewajaran laporan keuangan yang disampaikan oleh pengurus.

Administrasi Organisasi Koperasi

Administrasi organisasi Koperasi meliputi semua pencatatan yang berkaitan dengan kegiatan organisasi koperasi . Di dalam organisasi koperasi, kegiatan pencatatan antara lain meliputi hal-hal sebagai berikut:

• Keanggotaan
• Kepengurusan
• Raat-rapat anggota dan rapar-rapat pengurus
• Simpanan-simpanan anggota
• Pengawas, dsb

Kegiatan pelaku-pelaku dalam organisasi itu harus dicatat dalam buku-buku catatan khusus. Orang yang bertanggung jawab atas pelaksanaan administrasi organisasi koperasi ini adalah sekretaris pengurus. Administrasi koperasi pada umumnya meliputi pengadaan buku-buku sebagai berikut:

• Buku Daftar Anggota,
• Buku Daftar Pengurus,
• Buku Daftar Anggota Pengawas,
• Buku Notulen Rapat,
• Buku Simpanan Anggota.